چگونه ورود اطلاعات در سلول های اکسل را با ابزار Data Validation محدود کنیم ؟
در این مقاله قصد داریم نحوه ایجاد محدودیت در ورود داده ها در سلول های اکسل را با ابزار Data Validation آموزش بدهیم . شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که کاربرگی در اکسل طراحی کرده باشید و نیاز باشد که این کاربرگ را به کاربران مختلف بدهید و فقط نیاز باشد که یکسری داده های خاص را در سلول های اکسل وارد کنند . با این آموزش شما می توانید برای ورود اطلاغات در سلول های اکسل محدودیت ایجاد کنید .
در نرم افزار Excel با استفاده از ابزارData Validation می توان ورود داده در سلولهای تعیین شده را محدود کرد و به نحوی از ورود داده های غیرمجاز جلوگیری شود.
کاربردهای ابزار Data Validation عبارتند از:
- ايجاد محدوديت برای ورود داده در سلول ها بر اساس شرط های مختلف مانند اعداد صحیح، اعشاری، تاريخ و زمان در محدوده ای خاص و همچنین تعداد نويسه ها
- ايجاد فهرست های کشويی Down ـ Drop که به وسیله آن کاربران داده های خود را سريع تر، دقیق تر و با اشتباه کمتر انتخاب کنند. همچنین از طريق آن کاربران ملزم به انتخاب يک داده مشخص و از پیش تعیین شده در فهرست هستند و يا داده ای که تايپ میکنند بايد به طور دقیق مطابق با داده فهرست از قبل تعیین شده باشد.
- جلوگیری از ورود داده ها بر اساس فرمولی خاص
- ايجاد راهنما برای ورود داده ها در سلول ها
- نمايش پیام خطا در صورت رعايت نکردن شرط
تعیین محدودیت دلخواه با استفاده از ابزار Data Validation
فرض کنید که میخواهید به هریک از کارکنان یک امتیاز بدهید و اعداد وارد شده نباید خارج از محدوده 1 تا 10 باشد . خوب برای این کار ستون های مربوط امتیاز کارکنان را انتخاب کنید.
در زبانه Data از بخش Data Tools فرمان Data Validation را اجرا کنید. تا پنجره Data Validation به نمايش داده شود.
در قسمت Allow شما می توانید نوع داده های خود را مشخص کنید . این بخش شامل موارد زیر می باشد :
Any Value : پذیرفتن هر مقداری بدون شرط
Whole Number : دریافت اعداد صحیح
Decimal : دریافت اعداد اعشاری
List : انتخاب داده از فهرست کشویی
Text Length : دریافت متن با تعداد حروف مشخص
Custom : دریافت محتوا بر اساس فرمول
خوب ما اینجا گزینه Whole Number را انتخاب می کنیم و در قسمت Data گزينه Between را انتخاب کنید. مقدار Minimum را برابر 1 و مقدار Maximum را برابر 10 وارد کنید.
نکته : اگر گزينه Apply these changes to all other cells with the same settings علامت دار است، تغییرات انجام شده روی تمام سلول هايی که دارای تنظیمات يکسان هستند، اعمال می شود.
نمایش پیام خطای در صورت ورود داه های خارج از محدوده :
حالا برای نمایش پیام خطای در صورت ورود اعداد خارج از محدوده زبانه Error Alert را انتخاب کنید. در قسمت Title عنوان پنجره پیغام را وارد مبکنیم مثلا واژه «خطا» و در قسمت Error Message پیامی که میخواهیم در پنجره نمایش داده شود را وارد میکنیم مثلا پیام «اعداد وارد شده باید بین 1 تا 10 باشد » را وارد کرده و Style را از نوع Stop انتخاب کنید. روی دکمه OK کلیک کنید.
در بخش Style سه گزینه برای انتخاب وجود دارد :
1- گزینه Stop : پیامی حاوی دکمه های Cancel ، Retry و Help را نشان میدهد. این گزینه اجازه ورود دادههای نامعتبر را به هیچوجه نمیدهد.
در این حالت در پنجره پیغام دکمه Retry اجازه تلاش مجدد برای ورود داده مجاز، داده می شود و دکمه Cancel داده غیرمجاز یا خارج از محدوده واردشده پاک شده و مقدار صحیح قبلی در صورتی که وجود داشته است نمایش داده خواهد شد. در غیر این صورت، سلول خالی می شود.
2- گزینه Warning : پیامی حاوی دکمه های Cancel ،No ،Yes و Help را نشان می دهد. با کلیک بر روی Yes مقدار نامعتبر پذیرفته میشود و در واقع فقط به کاربر هشدار میدهد.
3- گزینه Information : پیامی حاوی دکمه های Cancel ،OK و Help نشان میدهد. باکلیک بر روی OK مقدار نامعتبر پذیرفته میشود.
نمایش پیام راهنما به کاربر در صورت انتخاب سلول :
حالا برای نمایش پیام راهنما به کاربر در صورت انتخاب سلول زبانه Input Message را انتخاب کنید. در قسمت Title ، عنوان پنجره پیغام را وارد مبکنیم مثلا واژه «توجه» و در قسمت Input Message پیامی که میخواهیم در پنجره نمایش داده شود را وارد میکنیم مثلا پیام «اعداد وارد شده باید بین 1 تا 10 باشد » را وارد کرده و روی دکمه OK کلیک کنید.
