آموزش ساخت لیست کشویی در اکسل

لیست کشویی (dropdown list) یکی امکانات اکسل می باشد که به وسیله آن کاربران داده های خود را سريع تر، دقیق تر  و با اشتباه کمتر انتخاب کنند. همچنین از طريق آن کاربران ملزم به انتخاب يک داده مشخص و از پیش تعیین شده در فهرست هستند و يا داده ای که تايپ میکنند بايد به طور دقیق مطابق با داده فهرست از قبل تعیین  شده باشد.

لیست کشویی در اکسل به شما در منسجم‌تر کردن اطلاعات وارد شده و همچنین دوری از اشتباه کمک می‌کند و اکسل نیز در دل خود این امکان را گنجانده است.

فرض کنید می خواهد با ايجاد فهرست کشويی در یک ستون کاربر بتواند از بین یک لیست استان مورد نظر خود را انتخاب کند و زمان لازم و امکان اشتباه تايپی در ورود داده ها را کاهش دهد.

ایجاد لیست کشویی با استفاده از Data Validation

در کاربرگی که میخواهیم لیست کشویی را ایجاد کنیم ، سلول اول از ستون مربوطه را انتخاب می کنیم .

از زبانه Data فرمان Data Validation را اجرا کنید.               Data tab > Data Tools Group > Data Validation

وارد تب Settings شوید.

در قسمت Allow شما نوع داده‌هایی که مجاز به ثبت در سلول هستند را تعیین می‌کنید. مثلاً محدوده اعداد، تاریخ، طول متن، ساعت و … که در این آموزش ما می‌خواهیم اطلاعات خود را درون سلول لیست کنیم تا کاربر فقط از لیست تعیین شده مجاز به انتخاب باشد. بنابراین این قسمت را روی گزینهList تنظیم می‌کنیم.

در قسمت Source شما باید داده‌های خود را که می‌بایست به‌صورت لیست درآیند را وارد کنید .

ایجاد لیست کشوییبرای انتخاب منبع داده ها Source  سه روش وجود دارد:

روش اول : ثبت دستی داده‌ها در پنجره Data Validation :

در اینجا شما باید هر آیتم را با استفاده از جداکننده آرگومان که بر اساس تنظیمات ویندوز و اکسل شما می‌تواند متفاوت باشد، ثبت کنید. (عموماً این جداکننده ویرگول « ,» یا نقطه‌ویرگول « ; » می‌باشد)
نکته: این روش زمانی کاربرد دارد که شما بخواهید آیتم‌های ثابت و کوتاهی را در لیست خود تعریف کنید .

ثبت دستی داده ها در پنجره Data Validation

روش دوم : آدرس دهی ثابت در پنجره Data Validation :

این روش زمانی کاربرد دارد که لیست اسامی استانهای شما محدوده مشخص داشته باشد و این محدوده بیشتر یا کمتر نشود . برای این کار يک کاربرگ جديد ايجاد کرده و در ستون A اسامی تمام استان های کشور را تايپ می کنیم .

برای انتخاب منبع داده ها بايد يا بر روی علامت فلش قرمزرنگ کلیک کرده ، با استفاده از ماوس سلول های شامل نام استان ها را انتخاب کنید. تا به صورت خودکار آدرس آنها در قسمت Source وارد شود و یا اینکه برای سلول های شامل نام استان ها، نامی مناسب مانند ostan انتخاب کنید.

برای نامگذاری سلول ها در Excel دو راه وجود دارد. پس از انتخاب محدوده مورد نظر، در روش اول نام دلخواه را در  Name Box وارد و کلید Enter را بفشاريد و در روش دوم در زبانه Formulas از گروه Defined Names فرمان Define Name را اجرا کرده، نام محدوده و توضیحات آن را وارد کنید .

برای انتخاب منبع داده ها بايد آدرس آنها را به صورت دستی وارد کنید. برای اين مثال در قسمت Source عبارت ostan= را وارد کنید .

روش سوم : آدرس دهی پویا در پنجره Data Validation :

مزیت این روش نسبت به آدرس‌دهی ثابت در این است که شما با اضافه و کم کردن اطلاعات لیست نیازی به بروز رسانی آدرس ندارید و بصورت اتوماتیک اگر به لیست استانها یک شهر جدید اضافه کنید ، در لیست کشویی هم این شهر اضافه می شود .

ابتدا باید لیست را به‌ جدول تبدیل کنید . برای این کار پس از انتخاب محدوده مورد نظر ( محدوده لیست استانها) از زبانه insert گزینه table را انتخاب کنید سپس برای جدول ایجاد شده یک نام انتخاب کنید برای مثال ما نام TblOstan را درج کردیم .

سپس در قسمت Source فرمول زیر را وارد کنید:

=INDIRECT(“TblOstan”)

در پنجره Data Validation اگر In-Cell Drop Down List علامت دار باشد هنگامیکه بر روی سلول کلیک میکنید یک علامت فلش دیده میشود، با کلیک بر روی آن فهرست کشویی باز میشود. اگر عالمت این گزینه برداشته شود، فلش مشاهده نمیشود و کاربر باید  مقدار را وارد کند. چنانچه مقدار وارد شده توسط کاربر در فهرست نباشد خطایی صادر میشود.

اگر گزینه Ignore Blank علامت دار باشد، درصورتیکه مقدار خالی رها شود، نادیده گرفته میشود.

در نهایت گزینه OK را انتخاب کنید . اگر نیاز بود که فهرست کشویی ایجاد شده در تمام سلولهای ستون نمایش داده شود باید اولین سلولی که فهرست کشویی در آن ایجاد شده است را انتخاب کنید و آن را به سلولهای مورد نظر خود بسط بدهید .